10 правил телефонного этикета, ведущие к успеху

В течение дня мы совершаем множество рабочих звонков

Смартфоны так плотно вошли в нашу жизнь, что мы и дня не можем представить без гаджета в руке. Тем не менее, многие люди по-прежнему не знают, что существует специальный телефонный этикет. Особенно актуален он для ведения эффективной рабочей коммуникации. Следуя неписанным установкам, вы станете приятным и учтивым собеседником, с которым хочется вести дела. Во избежание неприятных ситуаций и стресса рекомендуем ознакомиться с 10 правилами телефонного этикета.

Зачем нужны правила?

Вежливость – залог успешной коммуникации

Разговор по телефону – один из видов современной коммуникации. Соблюдая правила, вы сможете понятно и лаконично вести разговор, без лишней траты времени и с эффективным результатом. Особенно эти советы будут актуальны для деловых переговоров. Четко и кратко излагайте свои мысли, старайтесь избегать слов-паразитов, пространных речей и излишней эмоциональности. Так человек на другом конце провода сможет понять – он говорит с профессионалом. Опустим банальные советы о том, что обязательно нужно здороваться, представляться собеседнику и рассмотрим менее очевидные правила.
Подберите удачное время

Оптимальное время для рабочих звонков: 12:00-18:00

Если вам нужно совершить рабочий звонок, идеальным интервалом для этого будет время с 12:00 до 18:00. «Совы» как раз успеют проснуться, а «жaвopoнки» уже переделают массу дел и будут готовы к разговору. В 18:00 обычно заканчивается рабочий день. Старайтесь звонить немного раньше, чтобы не застать человека в дороге.

Также не забывайте уточнять, удобно ли собеседнику сейчас говорить. Скорее всего, ответ на звонок – уже знак того, что удобно, но лучше спросить. Если вас попросят перезвонить в конкретное время, постарайтесь соблюсти просьбу собеседника.
Не названивайте

Названивать незнакомому человеку – признак невоспитанности

Зачастую телефон всегда находится рядом с нами, особенно на работе, когда приходится решать массу задач. Наберите нужный номер и продержите гудки 30-40 секунд. Если ответа нет, значит, человек занят или не хочет поднимать трубку.

Через некоторое время можете повторить попытку, но только один раз. По правилам этикета, человек должен перезвонить сам и уточнить необходимые вопросы. Конечно, из каждого правила есть исключения. В чрезвычайных ситуациях можно звонить столько, сколько необходимо, но причина должна быть по-настоящему веской.
Отложите еду подальше

Отложите еду, напитки, сигареты и жвачки на потом

Во время беседы не ешьте и не пейте. Посторонние звуки, чавканье или сербанье звучат отвратительно и моментально испортят впечатление о вас. Также не нужно жевать жвачку, курить и перекидываться репликами с другими собеседниками.
Когда снимать трубку и перезванивать

Отвечайте на звонок спустя несколько секунд и не сбрасывайте вызов

Моментально брать трубку не стоит, так как вы можете смутить собеседника. Вспомните себя: перед звонком незнакомому человеку нужно настроиться, в том числе и во время нескольких гудков ожидания. Если отвечают мгновенно, можно растеряться и обречь беседу на провал. Обождите несколько секунд, прежде чем поднимать трубку. Еще один нюанс: сбрасывать звонки – невежливо. Либо не берите трубку, либо ответьте и пообещайте перезвонить как освободитесь.

Если во время звонка вы были заняты, перезвоните при первой возможности. Для знакомых номеров это – обязательное правило, для незнакомых – момент неоднозначный. Если ваша работа связана с постоянным потоком новых контактов, непременно перезвоните. В случае с «залетным» номером – как пожелаете. Другой момент – прервалась связь. Не стоит одновременно пытаться дозвониться друг до друга, слушая короткие гудки. По правилам этикета перезванивать должен инициатор звонка.
Уведомляйте собеседника о громкой связи

Не включайте громкую связь без предупреждения и согласия собеседника

Иногда для удобства переговоров необходимо воспользоваться громкой связью. Важно: не включайте громкоговоритель без предупреждения! Обязательно уведомите собеседника, что хотите поговорить по громкой связи. Если вторая сторона будет против такого формата, переведите телефон в стандартный режим. Не пользуйтесь функцией громкоговорителя в общественных местах. Вы лишь создадите неудобства для посторонних людей. Их ваша беседа вряд ли заинтересует, а вот нервы пощекочет точно.
Забудьте об удержании

Не заставляйте ждать собеседника, лучше перезвоните чуть позже

Вершина дурного тона – заставлять ждать другого человека. Если во время беседы возникает параллельный звонок, не ставьте первого собеседника на удержание ради ответа второму. Разве что это крайне важные звонки или ЧП. В подобных случаях сперва принесите извинения за неудобство, попросите перенести разговор, а лишь затем перезвоните «параллельному» контакту. В иных ситуациях завершите первый звонок, а затем наберите второго человека.
Выключайте звук

На виброрежиме вы услышите входящий звонок, но не потревожите коллег

В тихих общественных заведениях, на совещаниях, в театре, кино, музее и т.д. ставьте телефон на виброрежим. Ваш рингтон может отвлечь коллег или посторонних людей, сбить их с важной мысли. Оставляйте любимую мелодию только в оживленных местах, чтобы наверняка услышать важный звонок.
Уединитесь

Разговаривая по телефону, вы можете мешать другим людям работать

Проводите рабочие созвоны в тихом месте, где вам никто не помешает и нет посторонних звуков. Если звонок застал вас в кафе, на улице, в транспорте, в кино и т.д., постарайтесь найти укромное место, чтобы спокойно поговорить.
Извинитесь после ошибки номером


Ведите себя вежливо, даже если ошиблись номером

Нет ничего страшного в том, чтобы ошибиться номером. Если вам нечаянно позвонили не по адресу, сообщите, что абонент «не туда попал». В случае повторной ошибки не злитесь, а узнайте, какой номер набирал собеседник и кому пытается дозвониться. Возможно, вы могли бы помочь.

Если «промахнулись» вы, после сообщения о неверном соединении не бросайте трубку. Извинитесь перед человеком за беспокойство, проверьте контактные данные и попробуйте еще раз.

Не отправляйте голосовые сообщения


Голосовые сообщения могут вызвать массу неудобств для прослушивания

Такой формат общения довольно удобен, но не для рабочего общения. Во-первых, голосовые стоит отправлять только близким людям. Во-вторых, на работе такими сообщениями может пользоваться лишь начальник. Подчиненному следует отвечать в текстовом виде или уточнить у босса, не против ли он ответных голосовых. Начинать диалог с незнакомцами с аудио-сообщений также невежливо. Письменный формат – самый оптимальный вид делового общения.

Источник: fresher

уникальные шаблоны и модули для dle